Compliance als Wettbewerbsfaktor

Compliance als Wettbewerbsfaktor

Die Managementstrukturen ändern sich in der heutigen Zeit. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter wird in Zeiten von Fachkräftemängel immer entscheidender.

Somit wird Transparenz immer wichtiger. Durch die vermehrte Darstellung in den sozialen Medien und und den klassischen Printmedien werden potentielle Mitarbeiter stark beeinflusst.

Das Interesse an Compliance ist zudem in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Der Verantwortungsbereich, den Unternehmen bei der Herstellung der Produkte und bei der Personalführung haben, steigt. Empfindliche Strafen wurden gegen Unternehmen durchgesetzt.

Compliance als Wettbewerbsfaktor in der Presse

Negative Schlagzeilen über Missstände, falsche Versprechungen, Unfälle und Ausbeuterei in Unternehmen verbreiten sich rasant. Der Arbeitgeber mit transparenten Regeln und eindeutiger Kommunikation steht hoch im Kurs.

Zudem sind wirklich alle Unternehmensbereiche betroffen: Vertrieb, Einkauf, Recht, Rechnungswesen, Finanzen und Personal

Was erfordert nun Compliance als integriertes Managementsystem ? Folgende Dinge stehen auf der Agenda:

  • Klare Definition von Verantwortlichen
  • Dokumentation
  • Überwachung
  • Regelmäßige Analyse
  • Kontinuierliche Verbesserung

Strafen verstärken die Aufmerksamkeit

Spektakuläre Strafen, verschärfte nationale und internationale Gesetze sowie eine aufmerksamere Medienberichterstattung haben dazu beigetragen, das Bewusstsein für die Bedeutung der Regelkonformität zu schärfen. Die Einhaltung rechtlicher Vorlagen ist wichtig, um solche empfindlichen Strafen zu vermeiden

Es gibt Unternehmen, die operativ einen Gewinn vorweisen konnten, wegen eines Compliance-Bußgelds aber einen Jahresfehlbetrag verbuchen mussten.

Compliance als Aktivposten und Identifikationsfaktor für das vorhanden Personal und für potentielle Mitarbeiter. Der Wettbewerb um die klügsten Köpfe und die besten Mitarbeiter/innen ist groß.Eigene Mitarbeiter identifizieren sich weit stärker mit einem „sauberen“ Unternehmen.
Nach den Statistiken bleiben die Mitarbeiter eher rechtskonform.
Vertrauen ist zudem die Basis für nachhaltige Umsätze z. B. in Branchen, in denen mit Kundengeldern oder personenbezogenen Nutzerdaten gearbeitet wird.

Compliance
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Kundenvertrauen stärken

Kunden legen zunehmend Wert darauf, dass das Unternehmen nicht in illegale Geschäfte verwickelt ist.
Aktives Compliance-Verständnis bei der Unternehmensleitung und bei den Mitarbeitern bindet Kunden langfristig
und vermeidet Folgekosten von Verstößen.
Die Reputation des Unternehmens verbessert sich nachhaltig.
Investoren sind eher bereit, in ein Unternehmen mit hohem Stellenwert von Gesetzestreue zu investieren, da das Risiko von Sanktionen minimiert wird.
Banken gewähren solchen Unternehmen leichter Fremdkapital.Die Finanzierungskosten sind also geringer
Die Prämien für die Haftpflichtversicher fallen günstiger aus
Compliance kann somit also auch einen deutlichen finanziellen Mehrwert schaffen
Studien belegen übrigens, dass die Kosten für Non-Compliance höher sind als der Aufwand zur Sicherung und Prävention.

Und in der Praxis?

Daher ist es besonders wichtig, früh genug mit Compliance Richtlinien zu beginnen. Wie soll das nun in der Praxis bewerkstelligt werden. Es ist zunächst wichtig, dass Leitbild des Unternehmens herauszuarbeiten. Wofür steht das Unternehmen? Was ist besonders wichtig? Der Kreis von Mitarbeiter/innen, die sich mit diesem Thema auseinandersetzen sollte von einem Juris/ten/tin unterstützt werden und mit den Überlegungen starten.

Außendarstellung und Social Media Guidelines

Welche Außendarstellung ist erwünscht? Haben Sie Social Media Guidelines? Gibt es einen Leitfaden für Pressegespräche? Welche Außendarstellung wird durch die Website suggeriert? Ist sie in allen Themen aktuell? Gibt es einen Bereich für potentielle Mitarbeiter oder Auszubildende?

Weiterhin haben wir die Unternehmensbereiche: Vertrieb, Einkauf, Recht, Rechnungswesen, Finanzen und Personal. Stellen Sie sich die Fragen der juristischen Risiken in jedem Bereich. Welche Probleme und Grauzonen hat es in der Vergangenheit gegeben und welche Dinge könnten in der Zukunft problematisch werden?

Was passiert in vergleichbaren Branchen und Unternehmen? Was beschäftigt die Mitarbeiter/innen im Unternehmen?

Umgang mit Interessenkonflikten

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit Interessenkonflikten. Was passiert, wenn persönliche und finanzielle Interessen der Mitarbeiter/innen nicht mit denen des Unternehmens übereinstimmen? Die geltenden Werte des Unternehmens müssen an einer Stelle transparent erfasst sein.
Es sollte klar definiert sein, wann das Unternehmensinteresse Vorrang hat. Erklärungen anhand von Praxisbeispielen sind sehr wichtig, um das Verständnis zu erhöhen. Gerade juristische Sachverhalte werden in Fallbeispielen deutlicher für alle Beteiligten.

Sensible Unternehmensinformationen

In den operativen Abläufen der Geschäftsbereiche müssen die Verantwortlichkeiten geregelt werden. Die Stellenprofile sollten analysierte werden. Liegt eine Prozessoptimierung vor und entsprechen die Stellenprofile den aktuellen Aufgaben und Anforderungen. Wie geht das Unternehmen mit sensiblen Unternehmensinformationen um? Werden die Kundendaten geschützt und wie erfolgt der Informationsfluss im Unternehmen.

Gibt es Regelungen für Nebentätigkeiten und wie sind die Interessen der Mitarbeiter/innen aufgestellt. Wie sind die Erfahrungen der Vergangenheit in diesem Punkt.

Bei allen Überlegungen sind spezifische Branchen- und Produktkenntnisse einzubringen.

Sensible Themen für die Agenda

Weitere Punkte, die einer sensiblen Handhabung bedürfen. Folgende Themen gehören auf die Agenda:

  • Kontakt mit Risikoländern (Steueroase. Korruptionsneigung
  • Monopolistischer Markt (Kartellrechtswidrige Absprachen)
  • Öffentliche Ausschreibungen
  • Große Einkaufsvolumina
  • Nutzung von Arbeitnehmerüberlassung

Gesetzliche Regelungen und Individualarbeitsvertrag

Wie sollen nun die Regeln schriftlich niedergelegt werden. Nun einige Dinge befinden sich im Gesetz. Die kann man als Unternehmen nur begrenzt Einflüssen. Zudem besteht die Möglichkeit des Abschlusses eines Tarifvertrages. Eine weitere Möglichkeit ist der Individualarbeitsvertrag. Der Arbeitsvertrag kann konkret und individuell die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers festlegen.

Schulungen und Training sind zentrales Element der

Zur Umsetzung und zu dem Erhalt des Compliance Management sind Schulungen erforderlich.

Zunächst wird der Schulungsbedarf ermittelt. Die Teilnehmer/innen müssen systematisch erfasst werden. Ein Schulungsplan sollte intern oder von einem externen Schulungsanbieter aufgestellt werden. In die Mitarbeitergespräche sollten Zielvereinbarungen bezüglich des allgemeinen Fortbildungsbedarfs und Compliance im Speziellen.

Um ein Verständnis der Mitarbeiter/innen für dieses Thema zu erreichen empfehlen wir eine Schulung per E-Learning oder ein Seminar vom Bildungsinstitut Wirtschaft.

Auch mit den Inhouse-Schulungen haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.

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Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für eine Inhouse-Schulung:

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Compliance Seminar Modul 1

  • Definition des Begriffs Compliance?
  • Was sind Elemente einer Compliance Organisation?
  • Welche Compliance Struktur empfiehlt sich für Ihr Unternehmen?
  • Was sind die Aufgaben eines Compliance Officers?
  • Als Wettbewerbsfaktor einsetzen
  • Compliance nachhaltig umsetzen
  • Audits
  • Notfallmanagement
  • Ausblick Datenschutzrecht

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Compliance Seminar Modul 2

  • Implementierung eines Compliance Beauftragten
  • Organisation von Schulungen
  • Compliance im Einkauf
  • Arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
  • Gleichbehandlungsgesetz, Mobbing, Nebentätigkeiten,
  • Arbeitsschutz, Beschäftigung von Schwerbehinderten,
  • Arbeitnehmervertretung
  • Datenschutz
  • Schutz der IT-Systeme

Das Compliance Seminar ist praxisorientiert und wird an den jeweiligen Teilnehmerkreis angepasst.

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Autor: Nicole Biermann

Juristin und Institutsleiterin

31. Oktober 2017

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